Un service de secrétariat téléphonique externalisé consiste à confier la gestion téléphonique d’une entreprise à une entité externe. Grâce à cette solution, la société peut déléguer différentes tâches telles que l’accueil téléphonique, la gestion de tous les appels, la prise de rendez-vous, le transfert d’appels et bien d’autres. Le secrétariat téléphonique externalisé est une solution pour réduire les dépenses, mais aussi pour gagner du temps.
Confier l’opération à une plateforme téléphonique
De nombreuses plateformes téléphoniques sont en mesure de prendre en charge la gestion du secrétariat téléphonique des entreprises. Il s’agit souvent des centres d’appels. Ils peuvent être situés à proximité du commanditaire. Cependant, la plupart des commanditaires optent souvent pour des sociétés localisées dans d’autres pays pour des raisons de coûts qui sont fortement réduits.
Dans la majorité des cas, une plateforme téléphonique est en mesure d’assurer la gestion d’un très grand nombre d’appels au quotidien. Cette capacité est souvent expliquée par le nombre important de téléopérateurs opérant pour la même société. Chaque équipe a la possibilité de recevoir et traiter les appels en même temps. Mais il y a également ceux qui peuvent gérer les appels sortants. Les tâches à confier dépendent notamment des besoins de la société cliente en secrétariat téléphonique.
Les équipes constituant les centres d’appels sont souvent sélectionnées d’une manière rigoureuse. En même temps, elles sont formées régulièrement en fonction des tendances en termes de besoins des clients. Elles sont en effet à la hauteur de toutes les attentes.
Par ailleurs, ce type de plateforme est particulièrement adapté aux sociétés qui reçoivent des centaines d’appels au quotidien. Dans la réalisation de leurs missions, les plateformes téléphoniques ont la possibilité de :
- Gérer les requêtes et les doutes des appelants ;
- Informer les clients sur les produits ou les services de l’entreprise ;
- Gérer le Service après-vente ;
- Réaliser de la téléprospection ;
- Relancer pour les factures ou les impayés ;
- …
Pour les grands groupes, collaborer avec une plateforme téléphonique est l’assurance d’un service client de qualité, d’un niveau de compétences bien élevé.
Se tourner vers les services d’un télésecrétaire à domicile
À part la solution précédente, les entreprises ont également la possibilité de confier la gestion de leur secrétariat téléphonique à un télésecrétaire indépendant. Généralement, celui-ci se charge des mêmes missions qu’un secrétaire téléphonique traditionnel. Cependant, il opère depuis son domicile.
Dans la réalisation de sa mission, un télésecrétaire à domicile peut aussi s’occuper de l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la gestion des agendas, la gestion des appels sortants… Il s’agit d’une solution bien flexible et souple. Cependant, il reste un inconvénient à ce type de profil. Déjà, il travaille seul. Ce qui ne lui permet pas de gérer en même temps un grand volume d’appels, surtout durant les périodes de pic d’activité.
Un secrétaire téléphonique à domicile est plutôt avantageux pour les TPME. Ces dernières reçoivent souvent peu d’appels au quotidien. Ce qui permet une bonne gestion des tâches de secrétariat téléphonique d’une manière optimale. Par ailleurs, les grands groupes peuvent faire appel à son service pour réduire les surcharges temporaires de travail des secrétaires en interne. Il peut être d’une grande aide à certains moments.
Quelle que soit la solution choisie, opter pour un secrétaire téléphonique externalisé est une solution avantageuse sur différents angles. Elle permet notamment de faire des économies en absences de charges sur les salaires. Souvent, il est facturé à partir des prestations réalisées. Les compétences et le professionnalisme des télésecrétaires sont également au rendez-vous. Il y a tout intérêt à externaliser le secrétariat téléphonique à des spécialistes.